Fax-Boxen, Vorlagen und Sendeberichte

Wozu dient das

Der Fax-Bereich verwaltet Fax-Boxen. Eine Box gehört zu genau einer Faxnummer und bündelt die Faxe, die unter dieser Nummer empfangen und gesendet werden. Zu jeder Box gehören Angaben wie Name, Firma und Abteilung, die auf dem Deckblatt erscheinen.

Eine Fax-Vorlage legt Deckblatt, Kopfzeile und Fußzeile fest. Einer Box zugewiesen, versenden verschiedene Abteilungen oder Firmen damit unterschiedlich gestaltete Faxe. Platzhalter in der Vorlage ersetzt der Fax-Dienst beim Senden.

Zu jedem Fax gibt es einen Sendebericht mit Ergebnis, Dauer, Seitenzahl, Geschwindigkeit und Protokoll. Die Übersicht zeigt außerdem, wie viele Faxe gerade laufen und wie viele in den letzten 24 Stunden und 7 Tagen empfangen und gesendet wurden.

Voraussetzungen

• Lizenzmodul acd.
• Berechtigung: ROLE_APP_ACD_WORKSPACE und ROLE_APP_ACD_FAX zum Ansehen, zusätzlich ROLE_APP_ACD_FAX_EDIT zum Ändern. Administratoren mit ROLE_APP_ADMIN, ROLE_OWNER, ROLE_ADMIN oder ROLE_SUPER_ADMIN haben alle Rechte des Bereichs.
• Eine Faxnummer je Box. Die Nummer muss im Rufnummernplan so geroutet sein, dass sie den Fax-Dienst von EasyUC erreicht.
• Für Boxen, die Cisco-Benutzern gehören sollen: Zuordnung im Benutzerprofil (Kapitel „Fax für Benutzer“).

Schritt für Schritt: Fax-Vorlage anlegen

1. Öffnen Sie Calling Features → Anrufe → Fax.
2. Klicken Sie auf Fax-Vorlagen und dort auf Neue Vorlage.
3. Tragen Sie den Namen ein, zum Beispiel Vertrieb.
4. Lassen Sie Deckblatt mitsenden eingeschaltet und tragen Sie Überschrift des Deckblatts und Text des Deckblatts ein.
5. Klicken Sie unter Platzhalter auf einen Platzhalter, um ihn an den Deckblatt-Text anzuhängen.
6. Tragen Sie Kopfzeile und Fußzeile ein. Sie stehen oben bzw. unten auf jeder Seite.
7. Haken Sie Standardvorlage an, wenn die Vorlage für alle Boxen ohne eigene Vorlage gelten soll.
8. Prüfen Sie die Vorschau und klicken Sie auf Speichern.

Schritt für Schritt: Fax-Box anlegen

1. Öffnen Sie Calling Features → Anrufe → Fax und klicken Sie auf Fax-Box anlegen.
2. Tragen Sie die Faxnummer ein, zum Beispiel +49301234567. Nur dieses Feld ist Pflicht.
3. Tragen Sie Vorname, Nachname, E-Mail, Abteilung, Firma und bei Bedarf Benutzer-ID ein.
4. Wählen Sie unter Fax-Vorlage eine Vorlage oder lassen Sie Standardvorlage stehen.
5. Klicken Sie auf Erstellen. Die Box erscheint in der Liste Fax-Boxen.

Schritt für Schritt: Box bearbeiten und Sendebericht lesen

1. Klicken Sie in der Liste Fax-Boxen auf die Box.
2. Ändern Sie die Felder und klicken Sie auf Speichern. Über Aktiv schalten Sie die Box ab, ohne sie zu löschen.
3. Wechseln Sie zwischen den Reitern Empfangen und Gesendet.
4. Klicken Sie in der Zeile eines Fax auf Anzeigen. Der Sendebericht öffnet sich.
5. Klicken Sie auf Bericht herunterladen, um den Bericht als Textdatei zu sichern.
6. Auf der Übersichtsseite finden Sie unter Letzte Faxe die jüngsten Sendungen aller Boxen mit demselben Zugang zum Bericht.

Felder und Optionen

Ergebnis prüfen und Fehler eingrenzen

• Die Box steht in der Liste mit Faxnummer, Name, Vorlage und den Zählern für empfangene und gesendete Faxe.
• Die Faxnummer fehlt oder ist keine gültige Rufnummer.
• Für die Faxnummer … gibt es bereits eine Box.
• Die E-Mail-Adresse ist ungültig.
• Der Vorlage fehlt ein Name.
• Die Benutzer-ID dieser Fax-Box wird durch den zugeordneten Cisco-Endbenutzer verwaltet. Ändern Sie die Zuordnung im Benutzerprofil.
• Noch kein Fax gesendet oder empfangen. Die Liste Letzte Faxe ist leer. Prüfen Sie, ob die Faxnummer den Fax-Dienst erreicht.
• Ein Fax steht auf Fehlgeschlagen: Öffnen Sie den Sendebericht. Fehlercode und Fehlertext stehen oben, das Protokoll zeigt den Verlauf.
• Ob analoge Anschlüsse Faxgeräte sind, prüfen Sie mit dem Fax-Test unter Ausgehende Anrufe.