Buzones de fax, plantillas e informes de transmisión

Para qué sirve

El área de fax gestiona los buzones de fax. Un buzón pertenece exactamente a un número de fax y agrupa los faxes que se reciben y se envían con ese número. Cada buzón tiene datos como nombre, empresa y departamento, que aparecen en la portada.

Una plantilla de fax define la portada, la línea de encabezado y el pie. Asignada a un buzón, permite que distintos departamentos o empresas envíen faxes con diseños diferentes. El servicio de fax sustituye los marcadores de posición de la plantilla al enviar.

Para cada fax existe un informe de transmisión con resultado, duración, número de páginas, velocidad y protocolo. La vista general muestra además cuántos faxes están en curso en este momento y cuántos se recibieron y enviaron en las últimas 24 horas y 7 días.

Requisitos previos

• Módulo de licencia acd.
• Permiso: ROLE_APP_ACD_WORKSPACE y ROLE_APP_ACD_FAX para ver, además ROLE_APP_ACD_FAX_EDIT para modificar. Los administradores con ROLE_APP_ADMIN, ROLE_OWNER, ROLE_ADMIN o ROLE_SUPER_ADMIN tienen todos los derechos del área.
• Un número de fax por buzón. El número debe estar enrutado en el plan de numeración de modo que llegue al servicio de fax de EasyUC.
• Para buzones que deban pertenecer a usuarios de Cisco: asignación en el perfil de usuario (capítulo «Fax para usuarios»).

Paso a paso: crear una plantilla de fax

1. Abra Calling Features → Calls → Fax.
2. Haga clic en Fax templates y, allí, en New template.
3. Introduzca el Name, por ejemplo Vertrieb.
4. Deje activado Send a cover sheet e introduzca Cover sheet title y Cover sheet text.
5. En Placeholders, haga clic en un marcador de posición para añadirlo al texto de la portada.
6. Introduzca Header line y Footer. Aparecen en la parte superior e inferior de cada página.
7. Marque Default template si la plantilla debe aplicarse a todos los buzones sin plantilla propia.
8. Compruebe la Preview y haga clic en Save.

Paso a paso: crear un buzón de fax

1. Abra Calling Features → Calls → Fax y haga clic en Create Fax Box.
2. Introduzca el Fax number, por ejemplo +49301234567. Solo este campo es obligatorio.
3. Introduzca First name, Last name, Email, Department, Company y, si es necesario, User ID.
4. En Fax template, seleccione una plantilla o deje Default template.
5. Haga clic en Create. El buzón aparece en la lista Fax boxes.

Paso a paso: editar un buzón y leer el informe de transmisión

1. Haga clic en el buzón en la lista Fax boxes.
2. Modifique los campos y haga clic en Save. Utilice Active para desactivar el buzón sin eliminarlo.
3. Cambie entre las pestañas Received y Sent.
4. Haga clic en Show en la fila de un fax. Se abre el Transmission report.
5. Haga clic en Download report para guardar el informe como archivo de texto.
6. En la página de vista general, Latest faxes muestra las transmisiones más recientes de todos los buzones a cuyo informe tiene el mismo acceso.

Campos y opciones

Comprobar el resultado y acotar errores

• El buzón figura en la lista con número de fax, nombre, plantilla y los contadores de faxes recibidos y enviados.
• Die Faxnummer fehlt oder ist keine gültige Rufnummer. («Falta el número de fax o no es un número de teléfono válido.»)
• Für die Faxnummer … gibt es bereits eine Box. («Ya existe un buzón para el número de fax ….»)
• Die E-Mail-Adresse ist ungültig. («La dirección de correo electrónico no es válida.»)
• Der Vorlage fehlt ein Name. («La plantilla no tiene nombre.»)
• Die Benutzer-ID dieser Fax-Box wird durch den zugeordneten Cisco-Endbenutzer verwaltet. («El ID de usuario de este buzón de fax lo gestiona el usuario final de Cisco asignado.») Modifique la asignación en el perfil de usuario.
• No fax sent or received yet. La lista Latest faxes está vacía. Compruebe si el número de fax llega al servicio de fax.
• Un fax aparece como Failed: abra el informe de transmisión. El código y el texto del error figuran en la parte superior; el registro muestra el desarrollo de los eventos.
• Para comprobar si las líneas analógicas son faxes, utilice la prueba de fax en Outbound Calls.